Vận hành15/02/2026
Vận hành ca làm & quy trình chuẩn (SOP)
Quán chạy đều dù bạn không có mặt
30 phút Opening SOP(trước giờ mở cửa)45 phút Closing SOP(sau giờ đóng cửa)5 phút Shift briefing(đầu mỗi ca)70% SOP giảm lỗi vận hành(so với không có SOP)
SOP (Standard Operating Procedure) là quy trình chuẩn viết ra giấy — ai đọc cũng hiểu, ai làm cũng giống nhau. Quán không có SOP = mỗi nhân viên làm một kiểu, chất lượng lên xuống thất thường, chủ quán phải "canh" 24/7. SOP tốt giúp bạn vắng mặt 1 tuần mà quán vẫn chạy bình thường.
Checklist mở cửa (Opening SOP — 30 phút trước giờ mở)
Bật đèn, điều hòa, nhạc2 phútKiểm tra bóng đèn cháy, điều hòa hoạt động bình thường, âm lượng nhạc vừa phải.
Kiểm tra tủ lạnh, tủ đông3 phútGhi nhiệt độ vào sổ (tủ mát 0-5°C, tủ đông ≤-18°C). Kiểm tra NVL hết hạn.
Chuẩn bị bếp / bar10 phútMise en place: cắt rau, chuẩn bị sốt, pha sẵn base, bổ sung nguyên liệu theo par stock.
Setup bàn ghế, ly đĩa5 phútLau bàn, xếp ghế, kiểm tra ly/đĩa sạch. Bổ sung khăn giấy, gia vị trên bàn.
Bật POS, kiểm tra máy in3 phútTest in 1 hóa đơn. Kiểm tra tiền lẻ trong két (cần ~500K tiền lẻ đầu ca).
Vệ sinh mặt tiền, bảng hiệu5 phútQuét lá, lau biển hiệu, kiểm tra đèn neon. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng.
Shift briefing5 phútThông báo: món hết, khuyến mãi hôm nay, VIP đặt bàn, mục tiêu doanh thu ca.
Checklist đóng cửa (Closing SOP — 45 phút sau khách cuối)
Chốt sổ + đếm tiền10 phútĐối soát POS với tiền mặt. Chênh lệch >50K phải ghi nhận lý do. Nộp tiền vào két/ngân hàng.
Dọn dẹp bếp / bar15 phútRửa thiết bị, lau bề mặt, đổ bã cà phê/rác thải. Phân loại rác. Kiểm tra gas đã tắt.
Bảo quản NVL5 phútBọc kín, dán nhãn ngày, cho vào tủ lạnh/đông đúng vị trí. Loại bỏ NVL hết hạn.
Vệ sinh khu vực phục vụ10 phútLau bàn ghế, quét/lau sàn, dọn nhà vệ sinh, đổ rác. Kiểm tra không để đồ ăn qua đêm ngoài tủ.
Kiểm tra an toàn5 phútTắt gas, tắt bếp, tắt điều hòa, khóa cửa sau, bật camera an ninh. Người cuối cùng check 1 vòng.
Cách viết SOP 1 trang cho bất kỳ công việc nào
Rõ ràng
Tên công việc
VD: "Pha Americano size M". Không viết chung chung "pha cà phê" — phải cụ thể từng loại.
X phút
Thời gian chuẩn
Mỗi công việc có thời gian target. VD: pha 1 ly = 3 phút, phục vụ bàn = 2 phút.
Tối đa 8 bước
Các bước (1-2-3)
Viết ngắn gọn, kèm hình ảnh/video. Nhân viên mới đọc 1 lần là làm được.
Có mẫu so sánh
Tiêu chuẩn đạt/không đạt
VD: "Latte phải có lớp foam 1cm, không có bọt to". Kèm ảnh mẫu đúng vs sai.
Tối ưu lịch ca làm — tránh thừa người giờ vắng, thiếu người giờ đông
- >Phân tích data bán hàng theo giờ: Xem POS để biết giờ nào đông nhất (thường 11h-13h và 17h-20h). Bố trí 70% nhân sự vào peak hours, 30% off-peak.
- >Ca gối (staggered shifts): Không phải tất cả vào/ra cùng giờ. VD: 1 người vào 7h (chuẩn bị), 2 người vào 10h (đón khách trưa), 1 người vào 16h (đón khách tối). Giảm 15-20% chi phí nhân sự.
- >Part-time cho giờ cao điểm: Thuê 2-3 part-time (22-30K/giờ) chỉ cho khung 11h-14h hoặc 17h-21h. Rẻ hơn full-time và linh hoạt hơn.
- >Sổ giao ca bắt buộc: Ca trước ghi lại cho ca sau: NVL còn/hết, vấn đề phát sinh, khách VIP, đơn delivery chưa giao. Tránh "tôi không biết, ca trước không nói".
- >Review lịch ca hàng tuần: Mỗi thứ Hai xem lại doanh thu vs nhân sự tuần trước. Nếu doanh thu/nhân viên/ca thấp → giảm người. Nếu chờ đợi lâu, complaint nhiều → thêm người.
Sai lầm vận hành phổ biến
SOP chỉ nằm trong đầu chủ quán
Nếu không viết ra giấy/điện thoại, khi chủ vắng mặt mọi thứ hỗn loạn. Viết SOP mất 1 ngày, tiết kiệm hàng trăm giờ training và sửa lỗi.
Không có shift briefing đầu ca
5 phút briefing giúp cả team biết: món hết, khuyến mãi, VIP, mục tiêu. Không brief = nhân viên trả lời khách "em không biết" → mất chuyên nghiệp.
Ca đóng cửa không có checklist
Quên tắt gas = cháy, quên khóa cửa = trộm, quên bảo quản NVL = hỏng hết sáng hôm sau. Checklist đóng cửa phải IN RA DÁN TƯỜNG, tick từng mục.
Lịch ca cứng không linh hoạt
Thứ 7, CN đông gấp đôi thứ 2-4 nhưng nhân sự bằng nhau = khách chờ lâu cuối tuần, thừa người ngày thường. Lịch ca phải khác nhau theo ngày trong tuần.
Xem thêm trong mục Vận hành
Thấy hữu ích? Chia sẻ cho bạn bè!
Giúp nhiều chủ quán F&B biết đến công cụ miễn phí này.