Vận hành15/02/2026
Quản lý tồn kho & nhập hàng
Đừng để tiền nằm trong kho hoặc thùng rác
5-10% Thất thoát NVL trung bình(trên tổng NVL nhập)40% FIFO giảm hao hụt(so với không áp dụng)15 phút/ngày Kiểm kê chỉ cần(cho NVL chính)2-3 ngày dùng Par stock tối ưu(tùy NVL và NCC)
Tồn kho trong F&B là "tiền nằm yên" — quá nhiều thì hao hụt, hết hạn, chiếm vốn; quá ít thì hết nguyên liệu, mất doanh thu. Quản lý tồn kho tốt = giảm chi phí + giảm lãng phí + luôn có đủ NVL để bán. Không cần phần mềm phức tạp — một cuốn sổ và 15 phút mỗi ngày là đủ.
Khái niệm cơ bản — giải thích đơn giản
Nhập trước, dùng trước
FIFO (First In First Out)
Hàng nhập ngày 1 phải dùng trước hàng nhập ngày 5. Dán nhãn ngày nhập lên MỌI nguyên liệu. Đặt hàng cũ phía trước, hàng mới phía sau.
= 2-3 ngày dùng
Par Stock (Mức tồn kho chuẩn)
Mức NVL tối thiểu cần có. VD: dùng 5kg gà/ngày → par stock = 10-15kg. Khi xuống dưới par → nhập thêm.
15 phút/ngày
Kiểm kê (Inventory Count)
Đếm tồn kho NVL chính (thịt, rau, sữa, cà phê) cuối ngày. So với số lượng bán trên POS → phát hiện chênh lệch.
Mục tiêu <3%
Hao hụt (Waste/Shrinkage)
NVL bỏ đi vì: hết hạn, hỏng, sai order, đổ vỡ, ăn bớt. Trung bình ngành: 5-10%. Quán tốt: dưới 3%.
Tần suất nhập hàng theo nhóm NVL
Rau, trái cây tươiHàng ngàyHao hụt cao (héo, dập). Mua theo nhu cầu ngày, không mua dư quá 1 ngày.
Thịt, hải sản tươi2-3 lần/tuầnBảo quản đông lạnh được 3-5 ngày. Ưu tiên NCC giao tận nơi để kiểm tra chất lượng.
Sữa, kem, trứng2-3 lần/tuầnKiểm tra hạn sử dụng khi nhận. Nhiều NCC giao sữa bao bì gần hết hạn → kiểm tra kỹ.
Cà phê hạt, trà lá1-2 lần/tuầnBảo quản kín, thoáng. Cà phê rang xong nên dùng trong 2-3 tuần để giữ flavor.
Gia vị, sốt, đồ khô1-2 lần/thángHạn dài, nhập sỉ tiết kiệm 10-20%. Nhưng đừng trữ quá 1 tháng → chiếm vốn.
Bao bì, khăn, ly nhựa1-2 lần/thángNhập sỉ, trữ 2-4 tuần. Ít hao hụt nhưng chiếm diện tích kho.
Quy trình kiểm kê hàng ngày (15 phút)
- >Bước 1 — Đếm NVL chính (5 phút): Cuối ngày, đếm/cân tồn kho các NVL chiếm >5% food cost: thịt, rau, sữa, cà phê, nước ép. Ghi vào sổ hoặc Google Sheets.
- >Bước 2 — So khớp với POS (5 phút): Xem số lượng bán hôm nay (POS). Tính: Tồn đầu ngày + Nhập - Bán = Tồn cuối ngày (lý thuyết). So với tồn thực tế đếm được.
- >Bước 3 — Ghi nhận chênh lệch (3 phút): Nếu tồn thực tế < lý thuyết → hao hụt. Ghi rõ: hỏng/hết hạn bao nhiêu, đổ bỏ bao nhiêu, sai order bao nhiêu. Phần không giải thích được = "thất thoát không rõ lý do".
- >Bước 4 — Lên đơn nhập (2 phút): Kiểm tra NVL nào dưới par stock → ghi vào đơn nhập ngày mai. Ưu tiên NVL tươi (rau, thịt) nhập trước, đồ khô có thể chờ.
- >Mẹo: Chỉ cần đếm 5-10 NVL chính hàng ngày (chiếm 80% chi phí). Kiểm kê TOÀN BỘ kho 1 lần/tuần (Chủ Nhật tối hoặc thứ Hai sáng).
Nguyên nhân thất thoát NVL phổ biến
Không áp dụng FIFO → NVL hết hạn
Hàng nhập sau để phía trước, hàng cũ bị đẩy ra sau → hết hạn → bỏ đi. Giải pháp: DÁN NHÃN NGÀY NHẬP, để hàng cũ phía trước, training mọi nhân viên.
Nhập quá nhiều NVL tươi
Rau nhập 3 ngày dùng 1 ngày → 2/3 bỏ đi. Thịt nhập dư → rã đông lại → mất chất lượng. Nhập đúng par stock, đừng "nhập dư cho chắc".
Nhân viên "cho tay" nhiều hơn công thức
Barista múc thêm 1 muỗng cà phê, bếp bỏ nhiều thịt hơn recipe card → food cost tăng 3-5% mà không biết. Dùng cân, ly đong, muỗng chuẩn.
Không kiểm tra NVL khi nhận hàng
NCC giao thiếu, giao hàng kém chất lượng, hoặc giao hàng gần hết hạn. Luôn cân/đếm lại khi nhận, kiểm tra ngày sản xuất, ký nhận giao hàng.
Ăn cắp NVL (nội bộ)
Xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ: lấy thịt/cà phê mang về, pha đồ uống cho bạn bè không tính tiền. Giải pháp: camera kho, phân quyền nhập/xuất, kiểm kê hàng ngày.
Mẹo đàm phán NCC & mua hàng thông minh
- >Luôn có 2-3 NCC cho mỗi nhóm NVL: So giá hàng quý. Khi NCC A tăng giá, có NCC B thay thế ngay. Đừng phụ thuộc 1 nguồn — rủi ro rất lớn nếu họ ngừng cung cấp.
- >Mua theo mùa vụ: Rau củ, trái cây theo mùa rẻ hơn 20-40% và tươi hơn. Thiết kế menu seasonal tận dụng NVL đang rẻ. VD: mùa xoài → thêm sinh tố xoài, mùa dâu → smoothie dâu.
- >Thanh toán đúng hạn để được giá tốt: NCC ưu tiên khách trả đúng hạn. Trả trước/đúng hạn có thể xin giảm 3-5% hoặc được giao ưu tiên (hàng tươi hơn, giao đúng giờ hơn).
- >Nhập sỉ đồ khô hàng tháng: Gia vị, nước mắm, dầu ăn, ly/hộp — mua sỉ tiết kiệm 10-20% so với mua lẻ. Nhưng tính kỹ diện tích kho trước khi nhập.
Xem thêm trong mục Vận hành
Thấy hữu ích? Chia sẻ cho bạn bè!
Giúp nhiều chủ quán F&B biết đến công cụ miễn phí này.