Pháp lý15/02/2026
Thuế & Kế toán cho quán F&B
Những gì bạn bắt buộc phải biết — không cần học kế toán
~4.5% DT Thuế khoán HKD(GTGT 3% + TNCN 1.5%)DT >1 tỷ/năm Nên lập LLC khi(hoặc muốn mở chuỗi)2-5 triệu/tháng Kế toán part-time(thuê ngoài)Bắt buộc 2025 Hóa đơn điện tử(tất cả cơ sở KD)
Thuế và kế toán nghe phức tạp nhưng đối với quán F&B nhỏ, thực tế đơn giản hơn bạn nghĩ. Nếu doanh thu dưới 1 tỷ/năm và hoạt động dưới hình thức Hộ kinh doanh, bạn chỉ cần nộp thuế khoán ~4.5% doanh thu, không cần sổ sách kế toán phức tạp. Bài này giúp bạn hiểu đủ để không bị phạt và không mất tiền oan.
Thuế hộ kinh doanh F&B — tính thế nào?
Thuế GTGT (giá trị gia tăng)3% trên DTNgành dịch vụ ăn uống áp dụng 3%. DT 50 triệu/tháng → GTGT = 1.5 triệu/tháng.
Thuế TNCN (thu nhập cá nhân)1.5% trên DTChủ hộ KD nộp thay thuế TNCN. DT 50 triệu/tháng → TNCN = 750K/tháng.
Tổng thuế khoán4.5% trên DTDT 50 triệu/tháng → tổng thuế ~2.25 triệu/tháng. Nộp hàng quý (3 tháng/lần).
Miễn thuế nếu DT thấp<200 triệu/nămDT dưới 200 triệu/năm (~16.7 triệu/tháng) → không phải nộp thuế (từ 07/2025).
Lệ phí môn bài300K-1 triệu/nămDT >500tr: 1 triệu. 300-500tr: 500K. 100-300tr: 300K. Sẽ bỏ từ 2026.
Kế toán cho quán nhỏ — cần gì?
Bắt buộc
Sổ doanh thu hàng ngày
Ghi lại tổng doanh thu mỗi ngày (từ POS hoặc đếm tiền mặt). Đây là cơ sở tính thuế và theo dõi kinh doanh.
Rất nên có
Sổ chi hàng ngày
Ghi mọi khoản chi: NVL, lương, thuê, điện, marketing. Chia theo nhóm để biết tiền đi đâu. Google Sheets miễn phí là đủ.
Tự tính
Báo cáo lãi/lỗ hàng tuần
= Tổng thu - Tổng chi trong tuần. Không cần phức tạp — chỉ cần biết tuần này LÃI hay LỖ bao nhiêu.
2-5 triệu/tháng
Kế toán thuê ngoài
Hộ KD: không bắt buộc nhưng nên thuê nếu DT >500 triệu/năm. Công ty TNHH: BẮT BUỘC có kế toán.
Hóa đơn điện tử — bắt buộc từ 2025
- >Từ 06/2025, tất cả hộ kinh doanh F&B có DT ≥1 tỷ/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử + máy tính tiền kết nối Tổng cục Thuế.
- >Hộ KD nhỏ (DT <1 tỷ): Chưa bắt buộc máy tính tiền, nhưng nên đăng ký hóa đơn điện tử sẵn. Chi phí: 1-3 triệu/năm cho phần mềm.
- >Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến: VNPT-Invoice, Viettel-eInvoice, MobiFone Invoice. Giá: 1.000-3.000đ/hóa đơn hoặc gói trả trước 1-3 triệu/năm.
- >Quy trình: Đăng ký phần mềm → kết nối mã số thuế → xuất hóa đơn qua app/máy tính khi khách yêu cầu. Dữ liệu tự động gửi về cơ quan thuế.
- >Mẹo: Nhiều phần mềm POS (iPOS, KiotViet, Sapo) đã tích hợp sẵn hóa đơn điện tử. Nếu đang dùng POS, chỉ cần bật tính năng — không cần mua thêm.
Sai lầm thuế & kế toán phổ biến
Không khai báo thuế vì "quán nhỏ, ai kiểm tra"
Cơ quan thuế 2025 dùng data từ app delivery (Grab, Shopee) + chuyển khoản ngân hàng để phát hiện doanh thu thực. Phạt trốn thuế: truy thu + 1-3 lần số thuế trốn + phạt chậm nộp 0.03%/ngày.
Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền quán
Dùng 1 tài khoản ngân hàng cho cả chi tiêu cá nhân lẫn quán = không biết quán lãi hay lỗ, khó giải trình khi bị kiểm tra thuế. Mở 1 tài khoản RIÊNG cho quán.
Không giữ hóa đơn nhập NVL
Khi thuế kiểm tra, bạn cần chứng minh chi phí. Không có hóa đơn = không được trừ chi phí = bị tính thuế trên TOÀN BỘ doanh thu. Giữ mọi biên lai, phiếu giao hàng.
Quên nộp thuế đúng hạn
Hộ KD nộp thuế khoán hàng quý (ngày 30 của tháng cuối quý). Quên nộp = phạt chậm 0.03%/ngày. Đặt reminder trên điện thoại: 25/3, 25/6, 25/9, 25/12.
Khi nào chuyển từ HKD sang Công ty TNHH?
DT vượt 1 tỷ/nămNên chuyểnTừ 06/2025, DT ≥1 tỷ bắt buộc hóa đơn điện tử + máy tính tiền. Lúc này Cty có lợi hơn vì khấu trừ thuế đầu vào.
Muốn mở chi nhánh thứ 2Nên chuyểnCty TNHH dễ mở chi nhánh, thuận tiện ký hợp đồng thuê nhiều mặt bằng.
Cần vay vốn ngân hàngNên chuyểnNgân hàng ưu tiên cho vay doanh nghiệp. HKD khó vay >200 triệu. Cty được vay lớn hơn.
Chi phí thêm khi lập Cty6-16 triệu/nămKế toán 500K-1.3 triệu/tháng + chữ ký số 1-2 triệu/năm + phần mềm kế toán 1-3 triệu/năm.
Xem thêm trong mục Pháp lý
Thấy hữu ích? Chia sẻ cho bạn bè!
Giúp nhiều chủ quán F&B biết đến công cụ miễn phí này.